L’organizzazione di un evento perfetto richiede accorgimenti speciali e una serie di precauzioni che aiutino non solo a ottenere un risultato ottimale, ma soprattutto a ridurre al minimo gli sforzi. Questo vuol dire prima di tutto definire un budget ben preciso, anche in funzione dell’obiettivo, per poi individuare la location migliore. La cura degli inviti e dei contatti con i fornitori è altrettanto importante e serve a garantire un evento impeccabile sotto tutti i punti di vista. Tutto questo è possibile solo con un po’ di precisione, però.
Il budget
Che si tratti di organizzare un compleanno Roma, una conferenza per il lancio di un nuovo prodotto, un convegno o qualsiasi altro tipo di appuntamento, è sempre importante stabilire il budget più adeguato. Questo è il motivo per il quale è essenziale avere un’idea iniziale da cui partire, meglio se con un tema definito. Tutti gli eventi sono unici, e quindi l’originalità è il principale obiettivo a cui mirare. Meglio non prendere spunto da qualcosa che è già successo o che è già stato fatto, perché non avrebbe senso riproporlo in una occasione nuova. Ogni servizio dovrà essere inedito e curato nei particolari, secondo lo stato d’animo che si desidera trasmettere.
Un evento personale
In effetti, ogni evento deve avere una specifica impronta ed essere personale. È raro che il budget a disposizione sia infinito, nel senso che in base al limite da non superare si deve pianificare tutta l’organizzazione. Ma non è tutto, perché ci si deve preoccupare di prevedere e studiare perfino un piano di rientro, che sarà utile qualora ci si renda conto che occorrerà una spesa più elevata.
Quale location scegliere
Individuare la location giusta vuol dire saper quanti soldi si hanno a disposizione, quindi. La decisione deve essere presa con cura, in quanto la location incide sul tema dell’evento e a sua volta ne viene condizionata. Meglio prendersi tutto il tempo di cui si può aver bisogno, anche per stabilire i giusti parametri e decidere di conseguenza. La zona geografica va valutata non solo in base a caratteristiche estetiche, ma anche a seconda di aspetti funzionali: per esempio la possibilità di raggiungerla con i mezzi di trasporto pubblici, oppure la disponibilità di parcheggi nei dintorni. È chiaro, poi, che in base al mood dell’evento si dovrà decidere fra uno spazio polifunzionale moderno, un castello, un palazzo, una villa rustica, e così via. Attenzione, però, perché si deve sempre tenere conto anche del numero di ospiti: sarebbe un delitto farne rimanere qualcuno in piedi, ma non va neppure bene ritrovarsi con un ambiente capiente pieno di sedie vuote.
I rapporti con i fornitori
Di certo i rapporti con i fornitori sono decisivi per la buona riuscita di un evento. Essi dovrebbero essere trovati sul territorio o comunque nelle vicinanze, anche perché è indispensabile che sappiano in quali spazi si troveranno a operare. È fondamentale spiegare a ognuno di loro di che cosa si ha bisogno con la massima precisione e nel modo più chiaro possibile, anche per ciò che riguarda le tempistiche da rispettare.
Gli inviti
Infine, non ci si deve dimenticare degli inviti, sapendo che quelli cartacei sono sempre da preferire, a maggior ragione nel caso in cui vi sia la possibilità di consegnarli a mano. Anche per gli inviti lo stile deve essere coordinato con quello dell’evento; in alcuni casi potrebbe esserci la necessità di specificare un dress code, ma sempre e comunque vanno segnalati il luogo e l’orario in cui l’appuntamento avrà luogo. Ovviamente il tono degli inviti varia a seconda delle caratteristiche e della tipologia di evento in programma.