A seguito della riforma introdotta il 18 giugno 2013, tutti i condomini con più di 8 proprietari sono obbligati ad eleggere un amministratore, in forma scritta e con incarico rinnovabile annualmente. Esiste la possibilità di scegliere l'amministratore di condominio tra i proprietari, ma spesso questo non è possibile per mancanza di tempo, volontà o competenze degli stessi. Per questo motivo spesso la scelta ricade su uno studio di amministrazioni condominiali che si occuperà di gestire tutto ciò che riguarda il buon funzionamento del condominio. Poiché non esiste un albo di iscrizione per chi svolge questa professione, essa viene normalmente viene ricoperta da privati cittadini facenti parte di una società preposta o da studi di amministrazione fiscale che offrono anche questo servizio. Tuttavia la figura dell'amministratore di condominio esterno deve possedere una serie di requisiti stabiliti per legge, al fine di regolamentare questo compito e di assicurare che il professionista scelto abbia le competenze corrette per svolgere la mansione. In particolare, l'amministratore di condominio esterno deve essere in possesso dei seguenti requisiti per esercitare: avere conseguito il diploma di scuola superiore, avere partecipato ai corsi di formazioni stabiliti dal D.M. 13 agosto 2014 n°140 con le scadenze periodiche previste, non essere interdetto o inabile e non essere stato condannato per delitti patrimoniali o contro la Pubblica Amministrazione. La verifica del possesso dei requisiti viene normalmente rilasciata dietro richiesta dei condomini, in fase di incarico formale.
Scegliere di incaricare un amministratore esterno ha sicuramente dei costi maggiori per il condominio, rispetto all'amministratore interno. Tuttavia questa scelta presenta anche numerosi vantaggi. Il consulente esterno sarà imparziale e più oggettivo, oltre che molto più preparato dal punto di vista professionale. Uno studio amministrazioni condominiali potrà infatti offrire una serie di servizi strutturati in modo ottimale per garantire la sicurezza di tutti i proprietari e residenti. I compiti dell'amministratore di condominio sono numerosi ed importanti. Innanzitutto ad egli spetta il controllo amministrativo, che comporta la raccolta delle spese condominiali, versate sul conto corrente comune, e la supervisione sul corretto e puntuale pagamento da parte di tutti i condomini, verso i quali in caso di morosità, sarà possibile f are formale richiesta, previa conferma da parte dell'assemblea, dopo 6 mesi. Allo stesso modo dovrà provvedere a concordare ed eseguire i pagamenti in uscita per tutto ciò che riguarda l'ambito comune. Da questo punto di vista un buon amministratore di condominio è anche in grado di fare una corretta valutazione dei fornitori, o comunque di proporre diverse alternative a scelta dell'assemblea, per quanto riguarda lavori di manutenzione strutturali, manutenzione del verde e simili.
E' bene sapere inoltre, che in tutti i casi in cui aziende private esterne si trovino svolgere qualunque tipo di lavoro nell'area del condominio, come ad esempio opere di manutenzione straordinaria, sarà l'amministratore ad avere l'incarico e la responsabilità di conoscere e verificare che vengano rispettate tutte le normative sulla sicurezza nei luoghi di lavoro. Anche in questi casi, la scelta di rivolgersi ad uno studio di amministrazione esterno, può essere quindi vantaggiosa per i residenti ed i condomini. La figura dell'amministratore è infatti responsabile civilmente in base all'articolo 1130 del Codice Civile, ma anche penalmente in caso di reati di omissione e dolo, quali negligenza ed incuria per le parti comuni. A questo proposito viene stipulata una polizza d' assicurazione condominiale adatta, in grado di assolvere agli aspetti economici del risarcimento per eventuali danni intervenuti contro persone od oggetti nell'ambito condominiale. La scelta dell'amministratore è quindi davvero importante per la sicurezza di tutto il condominio e per il corretto adempimento delle norme legislative, ed affidarsi ad uno studio esterno può essere un'opportunità da valutare molto seriamente.