Per chi ha la necessità di adeguarsi alla fatturazione elettronica, è già partita la corsa contro il tempo: un count down che non riguarda solo le imprese, ma anche i professionisti che sono chiamati a farsi trovare pronti per la scadenza del 1° gennaio. L'inizio del prossimo anno, infatti, darà il la all'obbligo di fatturazione elettronica tra privati: eppure sono ancora molti - per non dire troppi - gli operatori che risultano in ritardo sulla tabella di marcia o che addirittura non hanno nemmeno cominciare a darsi da fare in vista del cambiamento che si prospetta. Mentre le realtà più lungimiranti - spesso le più strutturare - sono un passo avanti, le altre devono affrettarsi per organizzarsi, o internamente o facendo affidamento su software house e intermediari esterni che consentano loro di rispondere agli adempimenti nel migliore dei modi. Un software fatturazione elettronica si dimostra, da questo punto di vista, un aiuto più che prezioso.
La revisione dei processi
Quella che deriverà dall'obbligo di fatturazione elettronica è una vera e propria revisione dei processi: e se entro il 1° gennaio sarà indispensabile adeguarsi sul piano tecnico, dall'inizio del nuovo anno in poi sarà indispensabile provare a sfruttare al massimo ciò che viene messo a disposizione dalla fattura elettronica a livello di integrazione dei sistemi e per il calo del carico di lavoro. Ciò vorrà dire, tra l'altro, avere la possibilità di utilizzare in modo più redditizio le risorse che oggi sono concentrate sull'imputazione di dati. L'attività amministrativa dovrà essere organizzata mentre ci si dovrà preoccupare della messa a punto dei profili di connessione con l'esterno.
La direttiva 2014/55/UE
Non va dimenticato, poi, che dal 19 aprile dell'anno prossimo diventerà pienamente operativa la direttiva 2014/55/UE, che permetterà di usufruire di formati più omogenei a livello continentale, più completi e più evoluti anche a proposito del sistema di interscambio. A Bruxelles, in particolare, sono stati sviluppati dei formati in grado di coprire tutta la core invoice sul piano sintattico e semantico. In questo modo, si ha la possibilità di dialogare con più facilità con la clientela, e in generale di interagire più facilmente con i vari stakeholder, senza escludere le autorità.
Che cosa cambia per le imprese
All'atto pratico, le imprese saranno chiamate a dare vita a nuove relazioni tra i fornitori e i clienti in ambiti strategici: si pensi, giusto per proporre un esempio tra i tanti possibili, alla revisione dei processi di consegna dei prodotti, ma anche all'integrazione di regole contrattuali per i pagamenti o per altri ambiti delicati. Sia i professionisti che le imprese non possono perdere ulteriore tempo e devono mettersi al lavoro per esaminare i processi interni di fatturazione, così da accertare che essi risultino in linea con i tracciati previsti dalle specifiche tecniche. Si può già verificare che i tempi e i modi con i quali i sistemi producono le fatture, le contabilizzano e le trasmettono sono piuttosto disallineati.
Come adeguarsi
Un adeguamento vincente presuppone un aggiornamento di tutte le anagrafiche clienti, o comunque la loro integrazione. Ecco perché i fornitori dovrebbero trasmettere alla clientela delle comunicazioni per sollecitare l'invidio dei dati, così da evitare che le fatture vengano recapitate a indirizzi non esatti o comunque contengano dei dati imprecisi. I clienti, a loro volta, non dovrebbero neppure aspettare gli inviti dei fornitori ma dovrebbero agire in autonomia per mettere a disposizione tutte le informazioni del caso. Per quel che riguarda l'indirizzo di recapito, non è detto che si debba trattare per forza di una casella di posta elettronica certificata; in alternativa, esso può consistere anche in un processo di accreditamento basato su un codice ID acquisito dal sistema di interscambio.